Nuova assunzione: formazione obbligatoria, visita medica, attestati e documenti da verificare prima dell’inserimento in azienda.
Nuovo assunto sicurezza sul lavoro? Bisogna inserirlo da subito nel sistema di prevenzione aziendale. Per questo la formazione lavoratori all’assunzione deve essere programmata prima dell’avvio della mansione, insieme alla verifica dei rischi, degli attestati, dell’eventuale visita medica e dei documenti da conservare.
Molte imprese commettono ancora lo stesso errore: considerano la sicurezza sul lavoro un’attività da completare nei giorni successivi all’assunzione. In realtà, il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 rafforza un principio molto chiaro: il lavoratore deve ricevere la formazione necessaria prima di essere adibito alla mansione.
Questo non significa che il nuovo assunto debba restare fermo per settimane, ma che il datore di lavoro deve organizzare correttamente il suo inserimento fin dal primo giorno.
La domanda corretta, infatti, non è: «Entro quando devo fare il corso?», ma: «Quando posso far svolgere quella mansione al lavoratore in sicurezza?».
In questa guida pratica vedremo cosa fare nelle prime 24 ore dall’assunzione, quali documenti predisporre, quando è obbligatoria la visita medica, come verificare gli attestati già posseduti e quali errori evitare per gestire correttamente la sicurezza del nuovo assunto.
Il riferimento principale è l’articolo 37 del Decreto Legislativo 81 del 2008, secondo cui il datore di lavoro deve assicurare a ciascun lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, anche rispetto alle conoscenze linguistiche. La formazione deve riguardare sia i concetti generali di prevenzione, protezione, rischio e organizzazione della sicurezza, sia i rischi specifici collegati alla mansione svolta.
Lo stesso articolo 37 prevede che la formazione e, ove previsto, l’addestramento specifico, avvengano in occasione della costituzione del rapporto di lavoro, del trasferimento o cambiamento di mansioni e dell’introduzione di nuove attrezzature, tecnologie o sostanze pericolose.
Il nuovo assunto può iniziare subito a lavorare?
La risposta è: dipende dalla mansione che deve svolgere.
Il lavoratore non deve essere adibito ad attività per le quali non abbia ancora ricevuto la formazione necessaria. Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 non ripropone più la precedente previsione dei sessanta giorni contenuta nel vecchio impianto formativo: questo rende ancora più importante programmare la formazione prima dell’inserimento operativo.
L’obiettivo non è completare un semplice adempimento burocratico, ma garantire che la persona conosca i rischi presenti in azienda, le procedure da seguire e le misure di prevenzione da adottare.
Un impiegato amministrativo, un magazziniere, un manutentore o un lavoratore che utilizza un carrello elevatore non hanno lo stesso livello di rischio e non seguono lo stesso percorso formativo.
Per capire meglio cosa cambia con il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 e come organizzare correttamente la formazione dei lavoratori, puoi leggere anche il nostro approfondimento Formazione lavoratori 2025: cosa cambia davvero.
Ho assunto un lavoratore: cosa fare nelle prime 24 ore
Le prime attività da svolgere sono sempre le stesse.
Prima di tutto bisogna individuare la mansione reale che il lavoratore andrà a svolgere.
Successivamente occorre verificare i rischi associati a quella mansione e controllare se il lavoratore possiede già attestati validi.
Infine, bisogna pianificare tutti gli altri adempimenti eventualmente necessari.
Se fino a quel momento l’attività era svolta esclusivamente dal titolare e non erano presenti altri lavoratori o soggetti equiparati, l’inserimento del primo lavoratore rende necessario effettuare la valutazione dei rischi e predisporre il DVR prima che la persona sia adibita alla mansione. Il termine di 90 giorni non decorre dall’assunzione, ma riguarda esclusivamente la costituzione di una nuova impresa. Per approfondire questa distinzione, consulta la guida DVR senza dipendenti: quando è obbligatorio e chi è considerato lavoratore.
Checklist immediata dopo l’assunzione
✓ Identificare la mansione.
✓ Verificare i rischi.
✓ Richiedere gli attestati.
✓ Verificare la necessità della visita medica.
✓ Verificare l’eventuale consegna dei dispositivi di protezione individuale.
✓ Verificare l’eventuale addestramento.
✓ Pianificare la formazione.
Quali documenti servono quando si assume un nuovo lavoratore
In caso di controllo ispettivo non basta dichiarare di aver programmato il corso.
L’azienda deve poter dimostrare di aver gestito correttamente tutto il percorso di inserimento.
Tra i documenti più importanti ci sono:
- scheda mansione;
- attestati già posseduti;
- verifiche dei crediti formativi;
- registrazione della formazione;
- verbali di addestramento;
- consegna dei dispositivi di protezione individuale;
- idoneità sanitaria, se prevista;
- eventuali abilitazioni specifiche.
Il lavoratore nuovo assunto ha già degli attestati di sicurezza sul lavoro: sono validi?
Sì, ma solo dopo una verifica.
Il datore di lavoro deve controllare:
- la data del corso;
- la durata;
- il soggetto formatore;
- i contenuti;
- gli aggiornamenti;
- la coerenza con la nuova mansione.
Non tutti gli attestati sono automaticamente spendibili nella nuova azienda.
L’esperienza del lavoratore sostituisce la formazione obbligatoria?
No.
È uno degli errori più frequenti.
Anche un lavoratore con vent’anni di esperienza deve essere inserito correttamente nel sistema di prevenzione della nuova azienda.
L’esperienza non sostituisce la formazione, l’informazione e l’eventuale addestramento.
“Lo sa già fare” non è una prova valida durante un controllo ispettivo.
L’azienda deve poter dimostrare documentalmente che il lavoratore è stato formato e inserito correttamente.
Quando è obbligatoria la visita medica del nuovo assunto
Non tutti i neoassunti devono effettuarla.
La sorveglianza sanitaria dipende dai rischi individuati nel Documento di Valutazione dei Rischi.
Può riguardare, ad esempio:
- rumore;
- vibrazioni;
- agenti chimici;
- agenti biologici;
- movimentazione manuale dei carichi;
- lavoro notturno;
- utilizzo sistematico del videoterminale.
Quando prevista, la visita medica deve essere effettuata prima dell’assegnazione alla mansione.
Un esempio pratico riguarda gli impiegati amministrativi e, più in generale, tutti i lavoratori che utilizzano il computer.
La visita medica non è automaticamente obbligatoria per il semplice fatto di lavorare davanti a uno schermo.
Il Decreto Legislativo 81 del 2008, all’articolo 173, considera videoterminalista il lavoratore che utilizza un’attrezzatura munita di videoterminale in modo sistematico o abituale per almeno venti ore settimanali, al netto delle interruzioni previste dalla normativa.
In termini pratici, significa che le venti ore devono essere calcolate escludendo le pause obbligatorie.
Facciamo un esempio.
Se un impiegato lavora 40 ore settimanali e utilizza il computer per circa 5 o 6 ore al giorno, supera ampiamente la soglia delle venti ore settimanali e rientra nella definizione di videoterminalista. In questo caso, diventano applicabili gli obblighi previsti dal Titolo VII del Decreto Legislativo 81 del 2008, compresa la sorveglianza sanitaria prevista dall’articolo 176.
Diverso è il caso di un lavoratore che utilizza il computer soltanto per consultare alcune e-mail, registrare dati occasionalmente o svolgere attività amministrative per poche ore alla settimana. In questo caso, il solo utilizzo del videoterminale non comporta automaticamente l’obbligo della visita medica.
Attenzione però: il limite delle venti ore settimanali non deve essere interpretato come una soglia assoluta valida per ogni situazione. Se il lavoratore è esposto ad altri rischi che richiedono la sorveglianza sanitaria, la visita medica potrebbe comunque essere obbligatoria indipendentemente dall’utilizzo del videoterminale.
Devo aggiornare il Documento di Valutazione dei Rischi quando assumo?
Non sempre.
La semplice assunzione non comporta automaticamente un aggiornamento.
Occorre invece verificare se cambiano:
- mansioni;
- attrezzature;
- ambienti di lavoro;
- sostanze utilizzate;
- turnazioni;
- organizzazione aziendale.
Se cambia il rischio, il Documento di Valutazione dei Rischi deve essere rivalutato.
La formazione del nuovo assunto non può essere scollegata dal Documento di Valutazione dei Rischi. È proprio il Documento di Valutazione dei Rischi che consente di individuare i rischi della mansione e, di conseguenza, di definire il percorso formativo realmente necessario. Per approfondire questo collegamento, leggi il nostro approfondimento dedicato a Documento di Valutazione dei Rischi e formazione dei lavoratori: perché devono essere sempre coerenti.
Quali sono gli errori più frequenti che commettono le aziende
I sei errori più comuni sono:
- Rinviare la formazione.
- Accettare attestati senza verificarli.
- Confondere formazione e addestramento.
- Dimenticare i dispositivi di protezione individuale.
- Non coinvolgere il preposto.
- Non collegare la formazione al Documento di Valutazione dei Rischi.
Come organizzare una procedura interna per i nuovi assunti
La soluzione migliore è standardizzare il processo.
Ogni volta che entra un nuovo lavoratore, l’azienda dovrebbe seguire sempre lo stesso percorso:
- raccolta documenti;
- verifica mansione;
- analisi dei rischi;
- programmazione della formazione;
- eventuale addestramento;
- eventuale sorveglianza sanitaria;
- archiviazione finale.
Anche una piccola impresa può gestire tutto con una semplice procedura interna.
Checklist operativa: cosa verificare prima di adibire il lavoratore alla mansione
✓ Ho identificato la mansione.
✓ Ho verificato i rischi.
✓ Ho controllato il Documento di Valutazione dei Rischi.
✓ Ho richiesto gli attestati.
✓ Ho verificato la loro validità.
✓ Ho programmato la formazione.
✓ Ho verificato la necessità di addestramento.
✓ Ho verificato la necessità della visita medica.
✓ Ho consegnato i dispositivi di protezione individuale.
✓ Ho informato il preposto.
✓ Ho archiviato la documentazione.
Per orientarsi correttamente, i riferimenti principali del Decreto Legislativo 81 del 2008 sono:
Articolo 18: obblighi del datore di lavoro e del dirigente.
Articolo 37: formazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti.
Articolo 41: sorveglianza sanitaria.
Articolo 173: definizione di videoterminalista.
Articolo 176: sorveglianza sanitaria per i lavoratori addetti ai videoterminali.
La sicurezza del nuovo assunto si costruisce prima dell’ingresso operativo
Una nuova assunzione non è soltanto un passaggio amministrativo. È il primo momento in cui l’azienda dimostra di saper trasformare la prevenzione in organizzazione concreta.
Gestire correttamente formazione, documenti, visita medica, addestramento e dispositivi di protezione individuale significa ridurre i rischi, tutelare il lavoratore e rendere più solida la gestione aziendale.
La sicurezza non si improvvisa dopo l’assunzione: si organizza prima, con metodo, documenti e formazione adeguata alla mansione.
FAQ
Un lavoratore può iniziare a lavorare senza formazione?
Il lavoratore non deve essere adibito alla mansione senza aver ricevuto la formazione necessaria rispetto ai rischi dell’attività che dovrà svolgere. Dopo il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 non è corretto ragionare su un rinvio automatico della formazione.
Esiste ancora il termine dei sessanta giorni per completare la formazione?
No. Il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 non ripropone la precedente previsione dei sessanta giorni. Il riferimento operativo corretto è la formazione prima dell’adibizione alla mansione.
L’esperienza del lavoratore sostituisce la formazione?
No. L’esperienza professionale non sostituisce la formazione obbligatoria. Il datore di lavoro deve verificare e documentare la formazione effettivamente posseduta dal lavoratore.
Se il lavoratore ha già un attestato, devo rifare il corso?
Dipende. Occorre verificare validità, contenuti, aggiornamento e coerenza dell’attestato con la nuova mansione e con i rischi presenti in azienda.
La formazione generale basta per iniziare a lavorare?
No, non sempre. La formazione generale deve essere integrata dalla formazione specifica e, se necessario, da addestramento pratico o abilitazioni particolari.
La visita medica sostituisce la formazione?
No. La visita medica e la formazione sono due adempimenti diversi. Se la mansione prevede sorveglianza sanitaria, la visita va gestita secondo il protocollo sanitario, ma resta comunque l’obbligo formativo.
Il datore di lavoro deve aggiornare il Documento di Valutazione dei Rischi quando assume?
Non sempre. Deve però verificare se la nuova assunzione comporta modifiche organizzative, nuove mansioni, nuovi rischi o nuove attrezzature. In questi casi può essere necessario aggiornare il documento.
Quali documenti devo conservare per un nuovo assunto?
È consigliabile conservare scheda mansione, attestati, verifiche sui crediti formativi, documentazione della formazione, eventuali verbali di addestramento, consegna dei dispositivi di protezione individuale, idoneità sanitaria ove prevista ed eventuali abilitazioni.
Link Utili
Normattiva – Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81
Conferenza Stato-Regioni – Accordo 17 aprile 2025, repertorio atti n. 59/CSR
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
Ispettorato Nazionale del Lavoro
