RLS: guida pratica ai compiti, nomina e formazione

RLS, la figura chiave per la sicurezza in azienda

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è la figura eletta o designata dai lavoratori che, con poteri definiti dal D.Lgs. 81/08, partecipa al sistema aziendale di prevenzione. La rappresentanza dei lavoratori in materia di salute e sicurezza è garantita in ogni azienda o unità produttiva. L’RLS fa da ponte tra lavoratori, Datore di Lavoro, dirigenti, preposti, RSPP e medico competente: consulta i documenti chiave, è consultato sulla valutazione dei rischi (DVR) e promuove misure concrete di tutela.

Scopriamo insieme tutto ciò che devi sapere su questa figura cruciale.

Chi è il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, perché la rappresentanza è obbligatoria (Art. 47 D.Lgs. 81/08) e durata dell’incarico

L’RLS è un lavoratore dell’azienda eletto o designato direttamente dai lavoratori, e non dal Datore di Lavoro (DL), per rappresentare i colleghi sui temi della salute e della sicurezza. Le modalità di elezione o designazione sono stabilite dalla contrattazione collettiva. Nelle aziende con più di 15 lavoratori, l’RLS è eletto o designato nell’ambito delle rappresentanze sindacali, se presenti (RSU/RSA); in loro assenza, viene eletto direttamente dai lavoratori.

In tutte le aziende o unità produttive deve essere garantita la rappresentanza dei lavoratori per la sicurezza, anche quando è presente un solo lavoratore. L’elezione di un RLS interno è però una scelta dei lavoratori: quando non viene eletto o designato, le relative funzioni sono esercitate dall’RLST (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale), secondo quanto previsto dalla normativa e dalla contrattazione collettiva. La durata dell’incarico è spesso triennale, salvo differenti disposizioni del CCNL applicato.

La contrattazione collettiva (CCNL) può prevedere modalità e numeri superiori

Come il Datore di Lavoro comunica il nominativo dell’RLS all’INAIL

L’elezione del RLS è un momento cruciale in azienda, ma l’iter non si conclude con la sola stesura del verbale interno in occasione della nuova elezione o di una variazione dei dati. Subito dopo, il Datore di Lavoro ha un preciso adempimento telematico da rispettare: la comunicazione del nominativo all’INAIL. Questo passaggio è fondamentale, ma spesso genera confusione, soprattutto sulle tempistiche.

La comunicazione non avviene con l’invio di un’e-mail o di una raccomandata, ma esclusivamente in modalità telematica tramite il portale dell’Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL). Il Datore di Lavoro, oppure un intermediario abilitato, deve accedere ai Servizi online dell’INAIL e utilizzare l’apposito servizio “Dichiarazione RLS”. La procedura guidata richiede l’inserimento dei dati del lavoratore eletto o designato, compreso il codice fiscale.

La tempistica è l’elemento chiave da ricordare

A differenza delle vecchie prassi, non è più richiesta una comunicazione annuale di riconferma se il nominativo rimane invariato. La legge (art. 18, comma 1, lettera aa, del D.Lgs. 81/2008) impone al Datore di Lavoro di agire tempestivamente solo in due casi specifici:

Prima comunicazione: quando i lavoratori eleggono o designano per la prima volta l’RLS.

Variazione del dato: ogni volta che il nominativo dell’RLS cambia, per esempio a seguito della fine del mandato, di una nuova elezione oppure della cessazione del rapporto di lavoro o dell’incarico.

In sintesi, l’adempimento è legato all’evento, cioè all’elezione, alla designazione o alla variazione del nominativo, e non a una scadenza fissa di calendario.

L’Importanza della Trasparenza e il Rischio di Sanzione

Questo obbligo telematico ha una duplice funzione:

Tracciabilità: permette alle autorità di vigilanza di conoscere il nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza eletto o designato in ciascuna azienda o unità produttiva.

Regolarità dell’adempimento: l’omessa comunicazione del nominativo dell’RLS all’INAIL non invalida l’elezione, che resta un atto dei lavoratori, ma espone il Datore di Lavoro o il dirigente alla sanzione amministrativa pecuniaria da 71,19 a 427,16 euro, prevista dall’art. 55, comma 5, lettera l), del D.Lgs. 81/2008 per la violazione dell’art. 18, comma 1, lettera aa). La corretta esecuzione dell’adempimento garantisce la trasparenza e la tracciabilità della figura che rappresenta i lavoratori in materia di salute e sicurezza.

Gli importi indicati sono quelli vigenti alla data di aggiornamento dell’articolo, confermati nell’edizione di gennaio 2026 del Testo Unico pubblicata dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, e sono soggetti alle rivalutazioni periodiche previste dalla normativa.

Per questo motivo, è fondamentale che il Datore di Lavoro effettui tempestivamente la comunicazione telematica all’INAIL dopo la redazione del verbale di elezione o designazione e in occasione di ogni successiva variazione del nominativo. In questo modo l’azienda adempie correttamente agli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008.

Formazione: durata, contenuti e aggiornamento (art. 37)

La formazione dell’RLS è un diritto-dovere, è organizzata a carico del Datore di Lavoro e deve svolgersi durante l’orario di lavoro, senza comportare oneri economici per il lavoratore.

Corso iniziale: almeno 32 ore, di cui 12 dedicate ai rischi specifici presenti in azienda e alle conseguenti misure di prevenzione e protezione. I contenuti comprendono principi giuridici comunitari e nazionali, legislazione in materia di salute e sicurezza, soggetti coinvolti e relativi obblighi, organizzazione della prevenzione, individuazione e valutazione dei rischi, misure tecniche, organizzative e procedurali, aspetti dell’attività di rappresentanza e tecniche di comunicazione. Il percorso deve concludersi con una verifica dell’apprendimento.

Aggiornamento annuale:

Aziende con più di 50 lavoratori: almeno 8 ore all’anno.

Aziende da 15 a 50 lavoratori: almeno 4 ore all’anno.

Aziende con meno di 15 lavoratori: a seguito della modifica introdotta dall’art. 5 del D.L. 31 ottobre 2025, n. 159, convertito con modificazioni dalla Legge 29 dicembre 2025, n. 198, la contrattazione collettiva nazionale disciplina le modalità dell’obbligo di aggiornamento periodico, nel rispetto del principio di proporzionalità e tenendo conto delle dimensioni dell’impresa e del livello di rischio per la salute e la sicurezza derivante dall’attività svolta. Per queste imprese la legge non stabilisce direttamente una durata minima generalizzata di 4 ore annue; occorre pertanto verificare quanto previsto dal CCNL applicato. Nella pratica, l’aggiornamento di 4 ore è frequentemente previsto o adottato in via prudenziale.

Corso RLS in presenza, videoconferenza o e-learning

Il corso iniziale e l’aggiornamento dell’RLS possono essere svolti in presenza oppure in videoconferenza sincrona, caratterizzata dalla partecipazione contemporanea e dall’interazione diretta tra docente e discenti. La videoconferenza sincrona è equiparata alla formazione in presenza, salvo le attività per le quali siano previsti un addestramento o una prova pratica da effettuare obbligatoriamente in presenza.

Diversa è la formazione in e-learning, intesa come modalità a distanza prevalentemente asincrona. L’art. 37, comma 11, del D.Lgs. 81/2008 affida alla contrattazione collettiva nazionale la definizione delle modalità formative dell’RLS. Pertanto, sia il corso iniziale sia l’aggiornamento possono essere svolti in e-learning soltanto quando questa modalità sia espressamente prevista o chiaramente ammessa dal CCNL applicato e nel rispetto delle eventuali condizioni stabilite dalla contrattazione collettiva. Per le imprese con meno di 15 lavoratori, l’art. 5, comma 1, lettera d), numero 1), del D.L. 159/2025, convertito dalla Legge 198/2025, inoltre, ha precisato che la contrattazione collettiva nazionale disciplina le modalità dell’obbligo di aggiornamento periodico secondo un principio di proporzionalità, tenendo conto delle dimensioni dell’impresa e del livello di rischio dell’attività svolta.

Se il CCNL non contiene indicazioni chiare sull’e-learning, è opportuno ricorrere alla formazione in presenza o in videoconferenza sincrona.

L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 non disciplina direttamente il corso RLS.

Compiti e poteri del RLS (art. 50): cosa fa in concreto

Il RLS svolge una funzione essenziale di consultazione, controllo partecipativo e proposta, ma non sostituisce il Datore di Lavoro o l’RSPP e non ha responsabilità penali gestionali.

Le sue principali attribuzioni includono:

• Accesso ai luoghi di lavoro: Ha il diritto di accedere a tutti i luoghi in cui si svolgono le lavorazioni.
• Consultazione Preventiva: Il DL è obbligato a consultarlo in via preventiva su: Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), Misure di prevenzione e protezione, Nomina del Medico Competente e degli Addetti alle Emergenze, Piani di formazione dei lavoratori (Art. 37).
• Informazione e documentazione: riceve le informazioni e la documentazione aziendale riguardanti la valutazione dei rischi e le relative misure di prevenzione, nonché quelle inerenti a sostanze e miscele pericolose, macchine, impianti, organizzazione e ambienti di lavoro, infortuni e malattie professionali. Riceve inoltre le informazioni provenienti dai servizi di vigilanza.
• Partecipazione: Partecipa alla riunione periodica di sicurezza (obbligatoria almeno una volta l’anno nelle aziende con più di 15 addetti).
• Proposta e Segnalazione: Promuove e propone misure migliorative per la prevenzione e la sicurezza, segnalando i rischi individuati.
• Ricorso alle Autorità: Può ricorrere alle autorità competenti (ASL, Ispettorato del Lavoro) se ritiene che le misure di prevenzione e protezione adottate siano inadeguate.
• Obbligo di Riservatezza: È tenuto al segreto industriale in merito alle informazioni e ai processi lavorativi riservati di cui viene a conoscenza.

Il ruolo dell’RLS durante ispezioni e verifiche (art. 50)

In occasione delle visite e delle verifiche effettuate dalle autorità competenti, l’RLS può formulare osservazioni ed è, di norma, sentito dagli organi di vigilanza, come previsto dall’art. 50, comma 1, lettera i), del D.Lgs. 81/2008. Ha inoltre diritto di ricevere le informazioni provenienti dai servizi di vigilanza. Il suo intervento consente di rappresentare il punto di vista dei lavoratori e di segnalare eventuali criticità riscontrate, senza sostituirsi alle autorità ispettive o assumerne i poteri.

Il ruolo dell’RLS negli appalti e l’accesso al DUVRI (art. 50, comma 5)

Negli appalti, gli RLS del Datore di Lavoro committente e delle imprese appaltatrici hanno diritto, su richiesta e per lo svolgimento delle proprie funzioni, di ricevere copia del Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze (DUVRI), previsto dall’art. 26, comma 3, del D.Lgs. 81/2008. L’accesso al documento consente loro di conoscere i rischi derivanti dall’interferenza tra le diverse attività e le misure adottate per eliminarli o ridurli. Anche in questo caso gli RLS sono tenuti al rispetto della riservatezza e del segreto industriale.

Tutela dell’RLS nello svolgimento dell’incarico (art. 50, comma 2)

L’RLS deve poter esercitare liberamente le proprie funzioni e non può subire alcun pregiudizio a causa dell’attività svolta. Nei suoi confronti si applicano le stesse tutele previste dalla legge per le rappresentanze sindacali. Il Datore di Lavoro deve inoltre garantirgli il tempo necessario, senza perdita di retribuzione, nonché i mezzi e gli spazi necessari per lo svolgimento dell’incarico. La tutela riguarda l’esercizio delle attribuzioni riconosciute al RLS e non costituisce un’esenzione dal rispetto degli obblighi che gli competono come lavoratore.

Compenso e Permessi Retribuiti: Chi Paga?

Il RLS non percepisce uno stipendio aggiuntivo o una specifica indennità per l’incarico: le attività si svolgono in orario di lavoro, senza perdita di retribuzione, con permessi retribuiti e mezzi adeguati forniti dall’azienda per l’esercizio del ruolo. I riferimenti sono l’art. 50 (tempo necessario) e l’art. 37 (formazione a carico del datore di lavoro). Eventuali monte ore o indennità ulteriori possono essere previsti da CCNL/accordi aziendali, ma non sono automatici per legge. In sintesi: retribuzione ordinaria invariata, permessi retribuiti per il ruolo, nessun compenso extra obbligatorio.

RLS, RSPP e RLST: come si coordinano e incompatibilità

Queste figure collaborano attivamente, ma hanno ruoli distinti:

RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione): supporta il Datore di Lavoro nell’individuazione dei rischi e nell’elaborazione delle misure di prevenzione e protezione; collabora con l’RLS condividendo le informazioni necessarie allo svolgimento delle rispettive funzioni.

RLST (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale): esercita le funzioni dell’RLS nelle aziende o unità produttive in cui non è stato eletto o designato un rappresentante interno. L’azienda deve garantirgli l’accesso ai luoghi di lavoro e alle informazioni necessarie, secondo le modalità previste dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Incompatibilità: l’esercizio delle funzioni di RLS è incompatibile con la nomina a RSPP o ASPP (Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione).

RLS di sito produttivo: quando è previsto (art. 49)

Nei contesti produttivi caratterizzati dalla presenza contemporanea di più aziende o cantieri può essere individuato un Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza di Sito Produttivo (RLSSP). L’art. 49 del D.Lgs. 81/2008 lo prevede, in particolare, nei porti, nei centri intermodali di trasporto, negli impianti siderurgici, nei cantieri con almeno 30.000 uomini-giorno presunti e nei contesti produttivi con più di 500 lavoratori. L’RLSSP è individuato, su loro iniziativa, tra gli RLS delle aziende operanti nel sito e svolge una funzione di coordinamento, esercitando anche le attribuzioni dell’RLS nelle aziende del sito prive di un proprio rappresentante.

Buone pratiche operative

• Formalizza l’elezione: registra e conserva sempre il verbale di elezione o designazione dell’RLS.
• Comunica e aggiorna: trasmetti il nominativo all’INAIL in caso di nuova elezione o designazione e aggiorna la comunicazione in occasione di successive variazioni.
• Pianifica la formazione: garantisci il corso iniziale di almeno 32 ore e l’aggiornamento annuale di almeno 4 ore nelle aziende da 15 a 50 lavoratori e di almeno 8 ore nelle aziende con più di 50 lavoratori. Nelle aziende con meno di 15 lavoratori si applicano modalità e durata stabilite dal CCNL. Conserva attestati, registri e documentazione della formazione.
• Consulta attivamente: coinvolgi preventivamente l’RLS nelle fasi cruciali, come l’aggiornamento del DVR, l’introduzione di nuovi rischi o macchinari, le riorganizzazioni aziendali e la programmazione della formazione.
• Condividi i dati: metti a disposizione le informazioni pertinenti su infortuni, mancati infortuni ed esiti degli audit. I risultati della sorveglianza sanitaria devono essere comunicati esclusivamente in forma collettiva, aggregata e anonima, nel rispetto della riservatezza dei lavoratori.

FAQ

Chi nomina l’RLS?

Viene eletto o designato dai lavoratori, non dal Datore di Lavoro (DL).

Quante ore di formazione servono all’RLS?

Il corso iniziale è di 32 ore; aggiornamento annuale 4 ore (aziende 15–50 lavoratori) o 8 ore/anno (>50 lavoratori). Sotto i 15 lavoratori si applica quanto previsto dal CCNL. I costi sono a carico dell’azienda e la formazione si svolge in orario di lavoro.

Chi paga per la formazione?

I costi sono interamente a carico del Datore di Lavoro e la formazione si svolge in orario lavorativo.

Devo comunicare ogni anno il nominativo all’INAIL?

No. La comunicazione INAIL avviene per nuova elezione/designazione e variazioni dei dati. Mantieni in azienda verbali e sezione organizzativa del DVR aggiornati.

L’RLS deve firmare il DVR?

No. La firma dell’RLS non è necessaria per l’approvazione o la validità del DVR. Ai sensi dell’art. 28, comma 2, del D.Lgs. 81/2008, l’eventuale sottoscrizione del documento da parte dell’RLS o dell’RLST può essere utilizzata, insieme alle altre firme previste, esclusivamente ai fini della prova della data. L’avvenuta consultazione dell’RLS può essere documentata attraverso un apposito verbale.

L’RLS può consultare (e ottenere copia) del DVR?

Sì. Su sua richiesta e per l’espletamento della propria funzione, l’RLS ha diritto di ricevere copia del DVR e di accedere alla documentazione aziendale prevista dall’art. 50 del D.Lgs. 81/2008. Il documento deve essere consultato esclusivamente in azienda e l’RLS è tenuto al rispetto della normativa sulla riservatezza e del segreto industriale. La consegna della copia può essere documentata mediante un apposito verbale o registro interno, senza limitare il diritto di accesso riconosciuto dalla legge.

Link Utili

Normattiva – D.Lgs. 81/08

Testo Unico Art. 50 – Attribuzioni del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza

 

Ultimo aggiornamento: 28 luglio 2026