Fascicolo del Corso: contenuti obbligatori, requisiti e conservazione decennale

Il Fascicolo del Corso è l’elemento centrale per dimostrare che la formazione è stata progettata, erogata e valutata correttamente. Conservarlo per 10 anni e mantenerlo completo tutela azienda, lavoratori ed ente formatore, facilita audit e ispezioni e rende gli attestati verificabili. In questa guida trovi cosa deve contenere, chi può erogare la formazione e quali requisiti devono possedere i docenti (D.I. 6/3/2013), con indicazioni pratiche per essere conformi.

Cosa cambia e perché è decisivo

Il quadro aggiornato richiede tracciabilità integrale: non bastano più programma e attestati; servono registri firme/presenze, prove di apprendimento, evidenze VCS/e-learning (identificazione, log, tracciamento), oltre alla coerenza tra ciò che era previsto e ciò che è stato realmente svolto. Il Fascicolo diventa così la “memoria tecnica” della formazione: permette di ricostruire fatti, responsabilità e decisioni a distanza di anni.

Soggetti formatori: chi può erogare e con quali garanzie

Rientrano tra i soggetti formatori legittimati dall’Accordo del 17/04/2025 (Rep. 59/CSR):

• Soggetti istituzionali: Ministeri, Regioni/PA e loro strutture (es. ASL/ATS), Università/Scuole (per il proprio personale), INAIL, VVF, ecc.
• Soggetti accreditati ai sistemi regionali/provinciali di formazione: possono erogare i corsi previsti dall’Accordo. Per la generalità dei corsi è richiesta esperienza documentata almeno triennale in formazione salute e sicurezza; deroga: per i corsi destinati a lavoratori, preposti e dirigenti è sufficiente il solo accreditamento (restano obbligatori i requisiti dei docenti).
• Altri soggetti previsti dall’Accordo (es. organismi paritetici ex art. 51, fondi/organismi indicati e soggetti inseriti nei repertori/elenco nazionale, associazioni dei datori di lavoro, etc.).

Nota: il datore di lavoro può organizzare la formazione ex art. 37 D.Lgs. 81/08 per i propri lavoratori, assumendo il ruolo di soggetto formatore responsabile e rispettando tutti gli obblighi dell’Accordo (programmazione, docenti qualificati, tracciabilità, fascicolo, verifiche).

A prescindere dalla tipologia, ogni soggetto deve assicurare:

• Progettazione coerente con obiettivi, contenuti minimi e durate stabilite dall’Accordo.
• Tracciabilità di presenze e attività (aula, VCS, online) con requisiti per identificazione, log e interazione.
• Verifica dell’apprendimento con criteri espliciti e documentati.
• Conservazione ordinata del Fascicolo del Corso per 10 anni (programma, registri, verbali, attestati, evidenze VCS/e-learning).
• Requisiti dei docenti conformi al I. 6/3/2013 (titoli, esperienza, aggiornamento).

Conservazione 10 anni: come organizzarla bene

• Predisponi template standard (progetto, registro, verbale, attestato) per uniformare le edizioni.
• Mantieni un indice del Fascicolo e una checklist di completezza per ogni corso.
• Adatta i programmi quando intervengono aggiornamenti normativi o organizzativi.
• Pianifica audit interni periodici su: requisiti docenti, tracciabilità presenze, correttezza degli attestati.
• In VCS/e-learning, conserva anche policy di erogazione, screenshot/estratti dei log e tracciati di test.

Errori comuni da evitare

• Attestati non allineati a registri e programma effettivo.
• Documenti non firmati o senza data certa.
• Mancanza di evidenze per VCS/e-learning (identità, log, tracciamento).
• CV docenti generici o non aggiornati.
• Archiviazione disordinata che rende difficile reperire gli atti entro la finestra dei 10 anni.

FAQ

Qual è il contenuto minimo del Fascicolo del Corso?

Almeno: progetto e programma, registro presenze (con frequenza ≥90%), elenco e CV docenti con requisiti, verbale di verifica, attestati rilasciati ed eventuali evidenze VCS/e-learning (identificazione, log, test), oltre a informative privacy e, se disponibili, report di efficacia.

Per quanto tempo va conservato il Fascicolo del Corso?

Per 10 anni. La conservazione decennale garantisce tracciabilità e valore probatorio in caso di controlli o contenziosi.

Come dimostrare la conformità dei corsi in VCS o e-learning?

Archivia nel Fascicolo: policy VCS/online, registri/log di piattaforma, prove di apprendimento, evidenze di identificazione e interazione (Q&A, esercitazioni), insieme agli attestati. Così il percorso è pienamente verificabile.

Quando un attestato può essere contestato?

Se manca la coerenza con registri e verbali (ad esempio ore non frequentate, assenza di verifica finale, docente privo di requisiti), l’attestato può perdere validità. Un Fascicolo del Corso completo riduce questo rischio.

 

Riferimenti normativi

Rep. atti n. 59/CSR del 17/04/2025 (Accordo unico formazione); D.I. 6/3/2013 (criteri di qualificazione dei formatori).