Dalla custodia del medico competente alla consegna dopo la cessazione: le regole per proteggere i dati sanitari e garantire continuità alla sorveglianza.
La cartella sanitaria e di rischio viene istituita, aggiornata e custodita dal medico competente per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria. Durante l’incarico ne risponde il medico; alla cessazione del rapporto di lavoro, questi ne consegna una copia al lavoratore insieme alle indicazioni necessarie per conservarla. L’originale deve essere conservato dal datore di lavoro per almeno dieci anni, salvo i diversi termini previsti per particolari esposizioni.
La custodia deve quindi essere organizzata distinguendo la responsabilità materiale della documentazione dal diritto di accedere alle informazioni sanitarie, nel rispetto della riservatezza e del segreto professionale.
Cartella sanitaria e di rischio: cos’è e a cosa serve?
La cartella sanitaria accompagna il percorso di sorveglianza del lavoratore e permette al medico competente di valutare nel tempo il rapporto tra stato di salute, mansione svolta e rischi professionali.
Secondo l’Allegato 3A del D.Lgs. 81/2008, contiene, tra gli altri:
- dati anagrafici del lavoratore;
- informazioni sull’azienda e sull’unità produttiva;
- reparto e mansione specifica;
- fattori di rischio e livelli di esposizione, quando previsti;
- anamnesi lavorativa e sanitaria;
- protocollo di sorveglianza sanitaria;
- esiti delle visite e degli accertamenti;
- eventuali provvedimenti del medico competente;
- giudizi di idoneità alla mansione;
- scadenza della visita successiva.
Non deve essere confusa con il fascicolo ordinario del personale. La cartella contiene informazioni sanitarie riservate, mentre l’azienda deve gestire soltanto i documenti necessari a organizzare il lavoro.
Quando il lavoratore viene effettivamente assegnato a una nuova mansione, occorre verificare anche gli adempimenti di sorveglianza sanitaria collegati al passaggio. Nella guida Edafos sulla visita medica per cambio mansione approfondiamo quando serve la visita e cosa deve fare l’azienda prima della nuova assegnazione.
Per comprendere quando deve essere attivata la sorveglianza sanitaria, è possibile consultare la guida Edafos dedicata al medico competente e ai casi in cui deve essere nominato.
Tra le situazioni che possono comportare l’attivazione della sorveglianza rientra anche l’utilizzo sistematico o abituale del videoterminale: nella guida sulla sorveglianza sanitaria per videoterminalisti approfondiamo la soglia delle 20 ore, le visite e la periodicità prevista.
Chi custodisce la cartella sanitaria del lavoratore?
L’articolo 25 del D.Lgs. 81/2008 attribuisce al medico competente il compito di istituire, aggiornare e custodire la cartella sotto la propria responsabilità.
Il luogo di custodia viene concordato al momento della nomina. Può trovarsi presso l’azienda, l’ambulatorio del medico o un altro luogo idoneo, purché siano garantiti:
- segreto professionale;
- protezione da accessi non autorizzati;
- integrità e reperibilità della documentazione;
- separazione dai normali archivi aziendali;
- disponibilità durante l’attività di sorveglianza sanitaria.
La cartella può essere spostata dal luogo concordato soltanto per il tempo strettamente necessario all’esecuzione della sorveglianza sanitaria e alla trascrizione dei relativi risultati.
Custodire non significa poter consultare
La presenza della cartella nei locali aziendali non autorizza il datore di lavoro, l’ufficio HR, il RSPP o il preposto ad aprirla. L’azienda può predisporre l’armadio, il locale o il sistema informatico necessario alla custodia, ma l’accesso ai contenuti sanitari deve rimanere riservato al medico competente e agli altri soggetti legittimati.
Il datore di lavoro può conoscere il contenuto della cartella?
No. Il datore di lavoro può ricevere il giudizio di idoneità alla mansione specifica e le eventuali prescrizioni o limitazioni da applicare, ma non può conoscere:
- diagnosi;
- anamnesi personale o familiare;
- patologie pregresse;
- referti specialistici;
- risultati degli esami clinici;
- terapie seguite dal lavoratore;
- motivazioni sanitarie dettagliate.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito anche nel 2026 che il medico competente è il soggetto legittimato a trattare i dati sanitari nell’ambito della sorveglianza, mentre il datore di lavoro deve limitarsi alle informazioni necessarie per gestire la mansione e applicare il giudizio ricevuto. L’accesso aziendale deve inoltre essere riservato al personale specificamente autorizzato.
La guida Edafos sul giudizio di idoneità e sulle azioni consentite al datore di lavoro chiarisce quali informazioni devono essere trasformate in misure organizzative.
Per quanto tempo deve essere conservata la cartella sanitaria?
Alla cessazione del rapporto di lavoro, il medico competente consegna al lavoratore una copia della cartella sanitaria e di rischio e gli fornisce le indicazioni necessarie per conservarla. L’originale deve essere conservato dal datore di lavoro per almeno dieci anni dalla cessazione del rapporto, nel rispetto della riservatezza e del segreto professionale.
Il termine di dieci anni non deve però essere applicato in modo indistinto. L’articolo 25 precisa che restano validi i diversi periodi previsti da altre disposizioni del D.Lgs. 81/2008.
Quando si applicano termini speciali
Per alcune esposizioni professionali, la normativa prevede tempi e procedure di conservazione differenti. In particolare:
- per l’amianto, l’INAIL conserva la documentazione sanitaria per quarant’anni dalla cessazione dell’esposizione;
- per gli agenti cancerogeni o mutageni, la documentazione trasmessa all’INAIL viene conservata per quarant’anni dalla cessazione dell’esposizione;
- per gli agenti biologici dei gruppi 3 e 4, la conservazione presso l’INAIL è generalmente di dieci anni, elevati a quaranta quando l’esposizione può provocare infezioni persistenti, latenti o con conseguenze a lungo termine;
- per le sostanze tossiche per la riproduzione, l’INAIL conserva la documentazione per almeno cinque anni dalla cessazione dell’esposizione.
Questi termini riguardano gli archivi e le procedure di trasmissione previsti per specifiche esposizioni professionali. L’azienda deve quindi verificare con il medico competente quale disciplina sia applicabile ai rischi effettivamente presenti, senza adottare lo stesso periodo di conservazione per tutte le cartelle. Il testo coordinato del D.Lgs. 81/2008 è disponibile sul sito dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Cosa cambia quando termina l’incarico del medico competente?
La cessazione dell’incarico del medico competente non coincide con la cessazione del rapporto di lavoro dei dipendenti.
Al termine dell’incarico, il medico uscente consegna al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto del segreto professionale e della riservatezza. Il datore di lavoro deve garantirne la custodia senza consultarne i contenuti e organizzare un passaggio protetto al medico subentrante.
Il trasferimento dovrebbe essere tracciato attraverso un elenco delle cartelle consegnate, privo di informazioni cliniche, con la data del passaggio e la conferma di ricezione del nuovo medico competente.
Durante la sostituzione, le cartelle non devono essere lasciate in archivi accessibili al personale amministrativo.
La cartella sanitaria può essere digitale?
Sì. L’articolo 53 del D.Lgs. 81/2008 consente di conservare la documentazione anche su supporto informatico. La Commissione per gli interpelli ha confermato questa possibilità, purché siano rispettati i requisiti previsti per sicurezza, accesso e tracciabilità. (Ministero del Lavoro – Interpello n. 4/2019)
Il sistema deve garantire almeno:
- accesso riservato ai soggetti autorizzati;
- identificazione di chi inserisce o modifica i dati;
- tracciabilità delle operazioni;
- le eventuali modifiche devono aggiungersi alle informazioni già memorizzate, senza sostituirle;
- riproduzione dei documenti su supporto stampabile;
- conservazione su almeno due supporti informatici distinti;
- protezione da perdita, alterazione e accessi abusivi;
- procedura documentata per la gestione del sistema.
Salvare un file sul computer dell’ufficio o in una cartella condivisa non è quindi sufficiente.
Cosa deve fare il lavoratore con la copia ricevuta?
La copia consegnata alla cessazione del rapporto non è un documento privo di utilità. Permette di ricostruire la storia delle esposizioni e può essere utilizzata dal medico competente nel rapporto di lavoro successivo.
Il lavoratore può, inoltre, chiedere al medico competente informazioni sui risultati della sorveglianza sanitaria e copia della documentazione che lo riguarda.
Dal 31 dicembre 2025, questa continuità è stata rafforzata da una nuova disposizione.
La nuova regola per la visita preventiva
In occasione della visita medica preventiva o preassuntiva, il medico competente deve chiedere al lavoratore di esibire la copia della cartella sanitaria rilasciata alla cessazione del precedente rapporto. Il medico ne valuta il contenuto per formulare il giudizio di idoneità, salvo che sia oggettivamente impossibile reperirla.
La copia deve essere mostrata direttamente al medico competente, non consegnata all’ufficio HR o al nuovo datore di lavoro. La disposizione è entrata in vigore il 31 dicembre 2025 con la conversione del D.L. n. 159/2025. (Gazzetta Ufficiale)
Per approfondire le finalità di questo accertamento, è disponibile l’articolo Edafos sulla visita medica preventiva e sui casi in cui è obbligatoria.
La vecchia cartella non deve essere consegnata al datore di lavoro o all’ufficio del personale, ma mostrata direttamente al medico competente, che ne considera il contenuto nella valutazione sanitaria. Per capire quando il controllo è necessario e quali adempimenti precedono l’assegnazione alla mansione, consulta la guida sulla visita medica preventiva.
Come organizzare correttamente la custodia in azienda?
L’azienda dovrebbe definire la gestione della documentazione già al momento della nomina del medico competente.
Procedura operativa
- Concordare formalmente con il medico il luogo di custodia.
- Separare le cartelle sanitarie dal fascicolo ordinario del personale.
- Individuare modalità di accesso riservate al medico.
- Proteggere armadi, locali, credenziali e supporti digitali.
- Gestire in modo tracciato l’eventuale cambio del medico competente.
- Consegnare al lavoratore la copia prevista alla cessazione.
- Conservare l’originale per il periodo applicabile.
- Verificare se i rischi presenti prevedano termini o trasmissioni speciali.
- Eliminare la documentazione soltanto al termine del periodo corretto e con modalità sicure.
Quali errori deve evitare l’azienda?
Gli errori più frequenti sono:
- inserire la cartella sanitaria nel normale fascicolo HR;
- consentire al datore di lavoro o agli amministrativi di consultarne il contenuto;
- confondere la cartella sanitaria con il giudizio di idoneità;
- ricevere direttamente dal lavoratore referti destinati al medico competente;
- lasciare le cartelle accessibili durante il cambio del medico;
- utilizzare una cartella digitale condivisa senza credenziali riservate;
- applicare sempre dieci anni senza verificare le esposizioni specifiche;
- non consegnare la copia al lavoratore alla cessazione del rapporto;
- chiedere al lavoratore di consegnare la vecchia cartella all’ufficio del personale anziché mostrarla al medico.
Dalla custodia alla prevenzione: cosa verificare subito
La corretta gestione della cartella richiede un accordo chiaro con il medico competente, archivi protetti e una procedura specifica per cessazioni e cambi di incarico. L’azienda deve poter dimostrare dove si trova la documentazione e come viene tutelata, senza accedere ai dati clinici.
Edafos: dati protetti, sorveglianza sanitaria più efficace.
FAQ
La cartella sanitaria è obbligatoria per tutti i lavoratori?
No. Deve essere istituita per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria in relazione ai rischi della mansione.
Chi compila la cartella sanitaria e di rischio?
La cartella viene istituita e aggiornata dal medico competente, che vi registra le informazioni sanitarie e professionali previste dalla normativa.
Il datore di lavoro può aprire la cartella?
No. Può ricevere il giudizio di idoneità e le eventuali prescrizioni o limitazioni, ma non può consultare diagnosi, referti o anamnesi.
Dove deve essere conservata?
Nel luogo concordato al momento della nomina del medico competente, con modalità che garantiscano segreto professionale, sicurezza e accesso riservato.
Per quanto tempo deve essere conservata?
In via generale, l’originale deve essere conservato dal datore di lavoro per almeno dieci anni dalla cessazione del rapporto. Per particolari esposizioni possono applicarsi periodi e procedure differenti.
Il lavoratore può chiedere una copia della cartella?
Sì. Alla cessazione del rapporto deve riceverne una copia e le informazioni necessarie alla conservazione. Può inoltre chiedere al medico copia della documentazione sanitaria che lo riguarda.
Il nuovo datore di lavoro può chiedere la vecchia cartella?
No. La copia deve essere esibita direttamente al medico competente durante la visita preventiva o preassuntiva. Non deve essere consegnata al datore di lavoro o all’ufficio HR.
La cartella può essere conservata soltanto sul computer?
Può essere digitale, ma il sistema deve rispettare i requisiti di sicurezza, tracciabilità, accesso, riproducibilità e duplicazione previsti dall’articolo 53 del D.Lgs. 81/2008.
Link Utili
Ispettorato Nazionale del Lavoro – D.Lgs. 81/2008 aggiornato a gennaio 2026
Ministero del Lavoro – Interpello n. 4/2019 sulla documentazione sanitaria digitale
Gazzetta Ufficiale – Testo coordinato del D.L. n. 159/2025
Garante per la protezione dei dati personali – Trattamento del giudizio di idoneità
